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Organizzare riunioni di lavoro efficaci

Organizzare riunioni di lavoro efficaci non è semplice se non si ha un metodo di lavoro pensato per ottenere i massimi risultati con il minimo sforzo. Le riunioni troppo spesso vengono fatte per rispettare un calendario e non perché ce ne sia davvero bisogno e necessità. Questo porta chi vi partecipa a viverla come una seccatura e di conseguenza al termine del meeting la sensazione più diffusa sarà quella di aver perso tempo.

Se passa il messaggio che un certo tipo di incontri non è utile, un approccio svogliato da parte dei dipendenti caratterizzerà anche quei meeting in cui gli argomenti sono molto importanti e in breve tempo creerà problemi organizzativi per tutta l’azienda. Se hai la sensazione che le tue riunioni non siano efficaci, che i tuoi dipendenti o il tuo team non partecipi in maniera attiva e che quanto detto al meeting venga presto dimenticato devi sicuramente cambiare qualcosa.

Ecco alcune indicazioni su come organizzare una riunione, come gestirla e come concluderla in vista di un successivo incontro.

Quando e perché organizzare una riunione.

Da un punto di vista organizzativo avere un calendario delle riunioni è comodo, ma non sempre è efficace. Molte volte, ad esempio nelle reti vendita, si fissa un giorno a settimana per fare il cosiddetto punto della situazione. Capita però che ci siano settimane in cui non ci sono reali aggiornamenti da dare e quindi tenere il meeting significa spendere tempo per vedersi, ma di fatto andar via dall’incontro senza nuove informazioni di valore. Altre volte succede che ci sono tante novità di cui discutere e per riuscire a dirsi tutto nell’unico meeting settimanale si finisce per andare via con un’overdose di nozioni di cui però si ha la sensazione di non aver capito nulla.

Nei limiti del possibile le riunioni vanno organizzate quando ci sono reali aggiornamenti da dare e devono essere programmate in modo da poter discutere di tutto con la relativa calma. La prima domanda che devi farti prima di organizzare il prossimo incontro allora riguarda gli aggiornamenti da dare.

Come convocare la riunione.

Nella convocazione della riunione ci sono due errori (diffusi) da non commettere assolutamente:

  1. se la riunione è fissata sempre allo stesso giorno e alla stessa ora non viene convocata affatto,
  2. la riunione viene convocata senza specificare l’ordine del giorno.

La riunione deve essere sempre convocata, attraverso una mail, un messaggio o comunque secondo i consueti canali aziendali. Nella convocazione deve essere specificato l’ordine del giorno. Specificare l’ordine del giorno, da un punto di vista comunicativo, serve a far sapere che ci si vede con uno scopo e non per sprecare tempo. In convocazione deve essere specificato un orario a cui bisogna cercare di attenersi quanto più possibile (la mancanza di puntualità diminuisce la credibilità di chi ha convocato l’incontro) e, se possibile, occorre fornire anche un’indicazione su quanto si pensa passa durare il meeting. Soprattutto in alcuni ambienti di lavoro il tempo è prezioso, se si vuole che la riunione sia efficace bisogna avere rispetto del tempo di tutti gli intervenuti.

Prepara il tuo intervento.

Quando per una riunione è stato fissato l’ordine del giorno preparare il tuo intervento significa attenerti a quanto si è deciso di discutere. Per un intervento in una riunione valgono le normali regole del public speaking. Bisogna preparare l’intervento evitando di leggere un discorso, ma seguendo uno schema che permetta di dire tutto senza dimenticare informazioni importanti.

Se chi assiste al meeting deve poter accedere successivamente alle informazioni si possono preparare delle slide che poi saranno distribuite ai partecipanti in modo che tutti possano ascoltare senza preoccuparsi di dover prendere appunti. Se in riunione dovranno intervenire altre persone coordinati con loro prima del meeting invitandole a preparare a loro volta l’opportuno materiale di supporto.

Nel corso della riunione favorisci l’interattività.

Una volta in riunione il tono e lo stile dipendono naturalmente dal contesto. In generale però è bene lasciare uno spazio significativo alle domande e all’interazione. Se per vari motivi preferisci parlare senza essere interrotto puoi premettere, nella fase introduttiva del meeting, che nella prima parte darai una serie di informazioni e al termine darai spazio agli interventi per dubbi e chiarimenti.

Concludi la riunione creando le premesse per il nuovo incontro.

Il termine di una riunione di lavoro tipicamente segna l’inizio o il prosieguo delle attività discusse. Se prevedi che ci sarà un nuovo incontro puoi concludere la riuniuone dando già un appuntamento orientativo per il nuovo meeting e puoi anticipare quali stati di avanzamento si andranno a valutare oppure quali novità si andranno a discutere in quella sede.

Se ad esempio lavori in una rete vendita e al nuovo meeting saranno illustrate le caratteristiche di un nuovo prodotto anticipare questa informazione serve a creare aspettative e voglia di partecipazione.

Gestire eventuali imprevisti durante una riunione.

Molte volte chi organizza un incontro cerca di evitare l’interazione perché questa può generare situazioni impreviste. Un intervento fuori tema può far perdere tempo o può capitare che emerga qualche criticità che possa creare imbarazzo. Chi dirige un’azienda o solo un gruppo di lavoro è tenuto ad affrontare anche situazioni impreviste che appartengono alla sua sfera di competenza.

Qualora dovessero emergere delle problematiche un possibile metodo per gestirle è quello di farti carico di affrontare la questione al termine del meeting o comunque fissando subito un appuntamento solo con le persone strettamente interessate dalle criticità segnalate. I problemi dei singoli devono essere affrontati in maniera individuale, ma non bisogna dare alla propria rete la sensazione che il singolo sarà lasciato solo. Un team che vede il suo leader gestire bene e all’insegna del rispetto di tutti una situazione imprevista uscirà dal meeting con un accresciuto senso di sicurezza rispetto alla squadra di cui fa parte.


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